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Wenn du wissen willst, wie es um einen Kunden steht, musst du heute drei Leute fragen und in zwei Systeme schauen. Die Firmenakte sammelt die Zeiger an einer Stelle: wer bei euch zuständig ist, welche Vorgänge im CRM offen sind, in welchem Ordner die Unterlagen liegen, wen ihr dort kennt. Sie ersetzt euer CRM nicht, sie macht es auffindbar.

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Wie du darüber denkst

Denk an ein Adressbuch mit Querverweisen, nicht an eine zweite Datenbank. Die Akte sagt dir, wo du suchen und wen du fragen kannst; den Inhalt holst du danach im Chat oder in Wissen. Jede Zeile hat eine Herkunft und ein Datum, sonst steht sie nicht da. Es gibt bewusst keine Netzgrafik mit Knoten und Linien, sondern Zeilen, die man lesen kann.

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Wann du es nimmst

  • Wenn du vor einem Gespräch wissen willst, wer diesen Kunden bei euch betreut.
  • Wenn du prüfen willst, ob eine Firma überhaupt in euren angeschlossenen Systemen steht und seit wann der Abgleich sie kennt.
  • Wenn du den Ordner suchst, in dem die Unterlagen zu einer Firma liegen, und den Namen des Ordners nicht kennst.
  • Wenn du sehen willst, welche Vorgänge im CRM zu einer Firma offen sind, ohne das CRM zu öffnen.

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Wann du es nicht nimmst

  • Für den Inhalt eines Angebots, Protokolls oder Vertrags. Die Akte nennt nur den Ordner. Stell die Frage im Chat, dort wird der Inhalt aus Wissen geholt.
  • Für die vollständige Kundenliste. Die steht in deinem CRM. Hier steht nur, was der Abgleich bisher gesehen hat.
  • Für die Frage, mit wem eine Kollegin zu tun hat. Persönliche Kontakte sieht ausschließlich die Person selbst. Frag sie direkt.
  • Für die Pflege von Stammdaten. Name und Domain schreibt der Abgleich einmal und rührt sie danach nicht mehr an; eine Umbenennung im CRM kommt hier nicht an.

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Was du vorher brauchst

  • Eine Administratorin muss unter Einstellungen, Knowledge Graph den Schalter „Firmen-Quellen abgleichen“ einschalten. Ab Werk ist er aus.
  • Firmen und Ansprechpartner entstehen heute ausschließlich aus einem verbundenen HubSpot-Konto. Ohne CRM bleibt das Verzeichnis leer, bis jemand von Hand einträgt.
  • Der Abgleich läuft im Hintergrund, nicht in dem Moment, in dem du die Seite öffnest. Direkt nach dem Einschalten ist noch nichts da.
  • Ohne verbundenes CRM und bei ausgeschaltetem Abgleich kann eine Administratorin unter Einstellungen, Knowledge Graph einzelne Firmen und Ansprechpartner von Hand eintragen. Sobald das CRM verbunden ist oder der Schalter an steht, verschwindet diese Möglichkeit wieder, damit nichts doppelt entsteht.

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So gehst du vor

  1. Öffne „Suchen“ in der linken Leiste oder drücke Strg und K, auf dem Mac Cmd und K.
  2. Tippe den Firmennamen. Der Treffer erscheint unter der Überschrift „Firmen“.
  3. Wähle ihn aus. Du landest direkt in der Firmenakte.
  4. Lies sie von oben nach unten: Überblick, Zuständig bei uns, Vorgänge, Ansprechpartner, Ordner, Chronik.
  5. Klick auf einen Ansprechpartner, um seine eigene Akte zu öffnen.
  6. Über „Alle Firmen“ oben rechts kommst du ins Verzeichnis mit einem Suchfeld für Name und Domain. Es ist sonst nur über die Adresse /firmen erreichbar.
  7. Die Zeile ganz oben schickt deine Frage in den normalen Chat, wo die KI in Wissen und den verbundenen Diensten weitersucht.

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Beispiel

Du sollst einen Bestandskunden zurückrufen und weißt nicht, wer ihn betreut. Du tippst den Namen in die Suche und öffnest die Akte. Unter „Zuständig bei uns“ steht eine Kollegin mit dem Etikett „HubSpot-Owner“, darunter zwei offene Vorgänge mit Phase und Betrag, darunter der Ordner mit den Unterlagen. Den Inhalt der Unterlagen holst du dir danach im Chat.

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Was es von deinen Daten sieht

Die Akte zeigt nur, was firmenweit sichtbare Quellen geliefert haben. Firma, Ansprechpartner und Vorgänge sind Angaben aus dem CRM und deshalb für alle im Unternehmen sichtbar. Ordner laufen durch dieselbe Rechteprüfung wie in Wissen: ein Ordner, den du nicht sehen darfst, erscheint nicht, und sein Besitzer erscheint auch nicht als zuständig. Aus deinem Postfach fließt nichts in diese Fläche. Wenn zu einer Firma nichts dasteht, heißt das „in deiner Reichweite ist nichts verknüpft“, nicht „es gibt nichts“; genau so steht es auch auf der Seite.

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Grenzen

  • In der Navigation gibt es keinen Eintrag. Du kommst über die Suche hinein oder über die Adresse, sonst nicht.
  • Firmen und Ansprechpartner entstehen nur aus HubSpot oder aus einer Eintragung von Hand. Wer ausschließlich in einer Mail vorkommt, taucht hier nicht auf.
  • Mail und Kalender speisen die Firmenakte nie, auch nicht die Absender-Domain. Persönliche OneDrive-Ordner ebenfalls nie. Der Grund ist keine Bequemlichkeit, sondern der Bauplan: eine Verknüpfung erbt die Sichtbarkeit ihrer Quelle, und ein Postfach ist persönlich. Deshalb kann aus dem Schriftverkehr einer Person nie eine firmenweit sichtbare Zeile werden.
  • Ein Kontakt ohne E-Mail-Adresse wird übersprungen. Ohne Adresse gibt es keinen eindeutigen Schlüssel, und geraten wird nicht.
  • Aus einer Freemail-Adresse wie gmx.de oder gmail.com wird nie eine Firma. Ein Kontakt mit so einer Adresse steht nur dann in einer Akte, wenn das CRM ihn dort ausdrücklich einer Firma zuordnet.
  • Steht der Schalter an, ist aber kein CRM verbunden, bleibt das Verzeichnis leer und die Handanlage ist zugleich gesperrt. Der Weg heraus ist, den Schalter wieder auszuschalten und von Hand einzutragen.
  • Der Abgleich fügt nur hinzu. Wechselt im CRM die zuständige Person, steht die alte weiter in der Akte; wird eine Firma dort umbenannt oder bekommt sie eine andere Domain, bleibt hier der erste Stand stehen.
  • Die Daten der Akte sind Beobachtungen. „Zuerst gesehen“ ist der Tag, an dem der Abgleich die Firma zum ersten Mal geschrieben hat, nicht der Tag, an dem sie im CRM angelegt wurde.
  • Die Zuordnung einer Firma zu einem Ordner ist ein Namensvergleich. Heißt der Ordner anders als die Firma oder ihre Domain, bleibt der Abschnitt „Ordner“ leer, obwohl es den Ordner gibt.
  • „Zuständig bei uns“ aus dem CRM erscheint nur, wenn die dort hinterlegte Adresse der zuständigen Person genau einer Anmelde-Adresse bei euch oder der Adresse ihres verbundenen Microsoft-Kontos entspricht. Sonst fehlt die Zeile, ohne dass ein Fehler gemeldet wird.
  • Das Verzeichnis zeigt höchstens 100 Firmen, die Akte höchstens 25 Ansprechpartner und höchstens 20 Vorgänge, die Chronik die jüngsten 50 Einträge. Bei der Chronik sagt die Seite ausdrücklich, wenn es mehr gibt.
  • Der Abschnitt „Zuletzt bearbeitete Dokumente“ auf der Akte eines Ansprechpartners bleibt dauerhaft leer. Die Quelle, die diese Angabe geliefert hat, wurde stillgelegt; der Abschnitt steht noch da.
  • Die Akte bewertet nicht. Es gibt keine Rangfolge, keinen Wichtigkeitswert und keine Prozentzahl. Sie datiert, mehr nicht.

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Was du als Nächstes lesen solltest

  • Wissen: Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann.
  • Integrationen: Eine Verbindung zu einem externen System wie Outlook, HubSpot oder Slack, über die KontorStack im Moment der Frage nachschlägt oder in deinem Namen handelt.
Stand dieser Angaben: 2026-09-04.