Schritt 1: Wissen
Gefunden werden kann nur, was vorher jemand ins Regal gestellt hat. Deshalb steht dieser Schritt vor der Frage und nicht danach: Liegt die Unterlage in keiner Quelle, ist die Suche danach nicht schwierig, sondern aussichtslos. Rechne dabei mit zweierlei. Ein frisch hinzugefügtes Dokument steht zuerst auf „Wird verarbeitet“ und ist erst danach auffindbar, und nicht jede Datei kommt überhaupt durch: Ein abfotografiertes Blatt wird abgelehnt, der Text darauf wird nie lesbar. Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann. Ganze ErklärungSchritt 2: Chat
Hier stellst du die Frage, und hier bekommst du nicht nur eine Antwort, sondern die Stelle: Die Ziffer an einer Aussage führt zu dem Dokument, aus dem sie stammt. Für dieses Ziel entscheidend ist, womit du den Suchraum wirklich eingrenzt, nämlich allein mit „In einem Ordner arbeiten“. Die Schalter im Wähler „Quellen“ sehen aus, als täten sie das auch, ändern die Suche aber nicht, und ein Dokument in den Spotlight zu stellen gewichtet es nur, statt alles andere auszuschließen. Das Eingabefeld, in dem du Fragen stellst, Dateien anhängst und Antworten bekommst, die auf euren Unterlagen beruhen und ihre Fundstelle zeigen. Ganze ErklärungSchritt 3: Chats wiederfinden und teilen
Der Weg endet nicht mit der Antwort, sondern damit, dass du sie beim nächsten Mal nicht noch einmal erarbeiten musst. Deshalb steht der Verlauf am Schluss. Verlass dich dabei nicht darauf, dass eine Kollegin die Frage schon durchgearbeitet hat: Die Suche findet ausschließlich deine eigenen Gespräche, fremde tauchen in deinen Treffern nie auf. Soll die Antwort dauerhaft für andere auffindbar sein, führt der Weg zurück zu Schritt eins, ins Wissen. Die Liste deiner Chats in der linken Leiste, über die du ein früheres Gespräch wiederfindest, und der Knopf „Teilen“, mit dem du einen davon für deine Firma freigibst. Ganze ErklärungStand dieser Angaben: 2026-09-04.