> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.kontorstack.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Kundenportale > Ein Chat für die Kunden deiner Firma. Sie öffnen einen Link, melden sich mit ihrer Mail-Adresse an und stellen Fragen zu genau den Ordnern, die du für sie freigegeben hast. Dieselbe Frage eines Kunden landet sonst per Mail oder am Telefon bei euch, und jemand sucht die Antwort im Handbuch. Ein Portal dreht das um: der Kunde fragt selbst, und die Antwort kommt aus euren Unterlagen mit Fundstelle statt aus dem Gedächtnis. Was er dabei sehen darf, legst du vorher fest, pro Kunde einzeln. ## Wie du darüber denkst Denk an einen Besucherausweis, nicht an ein zweites Benutzerkonto. Ein Gast ist keine Kollegin mit weniger Rechten, sondern eine eigene Art von Person: er hat kein Konto in eurer Firma, gehört keiner Abteilung an und erbt deshalb auch nichts. Sein Zugang ist eine Aufzählung. Genau die angeklickten Ordner, sonst nichts. Ein Unterordner, der nicht auf der Liste steht, ist nicht dabei, auch wenn er direkt darunter liegt. ## Wann du es nimmst * Wenn dieselben Fragen zu einem Produkt, einer Anlage oder einem Vertrag immer wieder von außen kommen. * Wenn ein Kunde in eure Dokumentation schauen können soll, ohne ein Konto in eurer Firma zu bekommen. * Wenn jeder Kunde einen anderen Ausschnitt sehen soll. Ein Portal pro Kunde, jedes mit eigener Freigabe. ## Wann du es nicht nimmst * Für Menschen aus dem eigenen Haus. Die legst du unter „Benutzer“ an; sie arbeiten dann im normalen Chat mit allen Werkzeugen statt in einem Portal. * Wenn der Gast Dateien hochladen, Dokumente erzeugen oder etwas auslösen soll. Ein Portal kann nur antworten. Soll etwas passieren, baust du dafür einen Prozess, den ihr selbst startet. * Für ein einzelnes Dokument, das ein Kunde einmalig braucht. Dafür genügt der Mailanhang; ein Portal lohnt sich erst, wenn es wiederkehrende Fragen beantworten soll. ## Was du vorher brauchst * Du bist Administratorin oder Administrator. Nur dann erscheint der Reiter und nur dann lässt sich ein Portal anlegen. * Es gibt mindestens einen Ordner, in dem Dokumente liegen. Ein Portal ohne Freigabe antwortet nicht. * Du darfst den Ordner selbst sehen. Freigeben erzeugt nie mehr Rechte, als du hast. * Der Gast braucht eine Mail-Adresse, die er abrufen kann. Der Anmeldecode kommt per Mail. ## So gehst du vor 1. Einstellungen öffnen und in der Gruppe „Workspace“ auf „Kundenportale“ gehen. 2. „Portal anlegen“ wählen und den Namen des Kunden eintragen. Der Link entsteht sofort und steht unter dem Namen; ein Klick darauf kopiert ihn. 3. Unter „Freigegebene Ordner“ die Ordner anklicken, die dieser Kunde sehen darf. Angeklickt heißt freigegeben, ein zweiter Klick nimmt es zurück. Solange nichts gewählt ist, steht dort der Hinweis, dass das Portal nicht antwortet. 4. Bei „Zugang“ auf „Einladen“ und die Mail-Adressen eintragen, mehrere durch Komma getrennt. 5. Der Gast bekommt eine Mail mit dem Link, aber ohne Code. Den fordert er sich beim Öffnen selbst an. Ließ sich eine Einladung nicht zustellen, sagt die Seite dir das und der Link bleibt trotzdem gültig. 6. Soll jemand nicht mehr hinein, klickst du „Entziehen“ neben seiner Adresse. Das wirkt sofort, auch mitten in einer offenen Sitzung. Für das ganze Portal gibt es „Abschalten“, und das ist umkehrbar. „Löschen“ ist es nicht. ## Beispiel Ein Anlagenbauer legt für jeden Betreiber ein eigenes Portal an und gibt ihm den Ordner mit den Betriebsanleitungen seiner Baureihe frei. Der Betreiber fragt „Welches Anzugsmoment gilt für die Lagerschrauben?“ und bekommt die Antwort mit der Fundstelle, dazu die richtige Seite im PDF. Die Unterlagen der anderen Betreiber liegen im selben Haus und bleiben für ihn unsichtbar. ## Was es von deinen Daten sieht Ein Gast hat kein Konto in eurer Firma, und das ist keine Sparmaßnahme, sondern die tragende Konstruktion. Sein Nachweis ist ein anderer als der eurer Mitarbeitenden: ein internes Login gilt im Portal nicht, ein Portal-Zugang gilt in der Plattform nicht. Deshalb kann ihn auch keine Funktion hereinlassen, die einen internen Nutzer erwartet, selbst wenn seine Mail-Adresse zufällig einer internen gleicht. Was er sehen darf, wird bei jeder einzelnen Frage frisch aus der Datenbank geholt und nie aus seinem Browser übernommen. Es gibt keine Angabe, mit der ein Gast seinen eigenen Bereich beeinflussen könnte. Vor dem Ausliefern läuft die Antwort noch einmal durch eine Positiv-Liste: hinaus gehen der Antworttext, die Arbeitsspur und die Zitate. Speicherpfade, SharePoint-Adressen, Absender interner Mails und Fundstellen aus nicht zitierten Dokumenten gehen nicht hinaus. Zeigt eine Antwort doch einmal auf etwas außerhalb der Freigabe, steht dort der Platzhalter „Nicht Teil dieser Freigabe“ statt eines Dateinamens. Der Gast wird gesiezt, und die Seite zeigt den Namen des Portals und den deiner Firma. Der Name der Plattform steht auf der Seite selbst nirgends, im Link und im Titel des Browser-Tabs aber schon: der Portal-Link läuft über die Adresse der Plattform, und der Tab heißt „KontorStack“. Entziehst du einen Zugang oder schaltest ein Portal ab, wirkt das beim nächsten Klick des Gastes, nicht erst am Ende seiner Sitzung. Löschst du das Portal, verschwinden Link, Gäste, Freigaben und die geführten Gespräche. Die Ordner selbst bleiben unberührt. ## Grenzen * Ein Gast kann ausschließlich fragen. Hochladen, Dokumente erzeugen, im Web suchen, Prozesse starten, Skills oder verbundene Dienste nutzen: alles nicht. Dem Portal-Chat ist genau ein Werkzeug erlaubt, die Suche im freigegebenen Wissen. * Es wird nichts vererbt. Freigegeben ist der angeklickte Ordner. Unterordner und der Unternehmens-Korpus kommen nicht automatisch mit, du musst sie einzeln wählen. * Ein persönlicher Eingang lässt sich nie freigeben, auch nicht der eigene. Der Versuch wird abgelehnt statt still übergangen. * Mit dem Ordner reist auch seine Projektakte. Steht dort etwas drin, geht ihr Text bei jeder Frage an den Chat, dazu die letzten 10 Fassungen mit Datum, Kurztext und dem Namen der Person aus eurem Haus, die sie geschrieben hat. * Der Gast sieht die Namen der freigegebenen Ordner. Sie stehen als Kacheln auf seiner Startseite, bevor er die erste Frage stellt. * Das Originaldokument öffnet sich nur bei PDF. Bei anderen Dateitypen bleibt es beim zitierten Wortlaut und dem Hinweis, dass es für diesen Dateityp keine Vorschau gibt. * Was ein Gast fragt, siehst du in der Oberfläche nirgends. Die Portal-Gespräche liegen getrennt vom internen Chat, und die Seite zeigt weder ihren Inhalt noch ihre Anzahl. * Der Begrüßungstext lässt sich im Produkt nicht setzen. Das Feld gibt es hinter den Kulissen, aber die Seite hat kein Eingabefeld dafür. Gäste sehen deshalb den Portalnamen und einen Standardsatz. * Kommt die Mail mit dem Anmeldecode nicht an, erfährt der Gast das nicht. Die Seite antwortet immer gleich, damit über sie niemand herausfinden kann, welche Adressen eingeladen sind. Der Zustellfehler steht nur im Betriebsprotokoll. * Die Anmeldung hängt am Browser-Tab. Wer den Tab schließt oder den Link in einem anderen Browser öffnet, fordert einen neuen Code an. * Die Ordnung, die sich der Gast selbst gibt, also seine Projekte und die Suche im Verlauf, lebt nur in seinem Browser. Anderes Gerät oder gelöschte Website-Daten heißt: die Gespräche bleiben, die Gruppierung ist weg. * Es gelten Deckel. 60 Fragen je Gast und Stunde, 1000 Fragen je Portal und Tag, 5 Anmeldecodes je Adresse und Stunde, 50 Adressen je Einladung. Der Anmeldecode gilt 15 Minuten und verträgt 5 Fehlversuche, die Anmeldung selbst hält 12 Stunden. * Ein Portal-Gespräch nimmt die letzten 12 Fragen samt Antworten als Zusammenhang mit. Es ist ein Nachschlage-Gespräch, kein Langzeitprojekt. ## Was du als Nächstes lesen solltest * [Wissen](/faehigkeiten/wissen): Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann. * [Chat](/faehigkeiten/chat): Das Eingabefeld, in dem du Fragen stellst, Dateien anhängst und Antworten bekommst, die auf euren Unterlagen beruhen und ihre Fundstelle zeigen. Stand dieser Angaben: 2026-09-04.